招标采购工作是学校经济活动的重要环节，也是学校各项事业发展的重要保障，为做好学校2025年招标采购工作，提高采购质量和工作效率，规范采购活动，防范采购风险，依据国家招标采购法规和学校有关制度，现将本年度学校招标采购有关工作事宜通知如下：

一、合理安排采购时间和计划

招标采购工作政策性强、程序严谨，无论采购程序还是执行周期都有严格的法律要求。采购项目从采购预算备案、技术参数确认、采购文件编制及审核、公告发布至开标时限、合同签订、项目实施工期、验收支付等均需要时间；采购过程中亦可能出现流标、废标、质疑、投诉等诸多不确定因素。

为确保本年度采购项目能够顺利实施，请各部门树立全流程采购管理理念，做到未雨绸缪，把握时限，留够余量。对涉及教学科研、民生工程等方面的重要采购项目以及经学校立项或上级部门立项的专项经费项目，要合理安排采购时间，做到“早调研、早论证、早提交、早启动”。

各部门应结合学校《关于编制2025年学校综合经费预算的通知》《关于编制学校2025年政府采购预算的通知》的要求，做好2025年采购项目立项与预算编制等前期准备工作。在采购项目立项与采购预算编制过程中，应履行部门决策程序，超过部门决策范围的，应履行相应的审批程序；特别是同一经费项目下执行的多个采购项目，采购金额归集后达到学校党政议事规则规定额度需提交学校会议审定的，应履行好学校会议决策程序。 上述工作完成后，各部门应在3月10日（星期一）下午下班前将填写完成并加盖部门鲜章的《2025年采购项目执行基本信息表》（附件1）报采购业务归口管理部门（货物、服务类项目归口部门为国有资产与实验室管理处，工程类项目归口管理部门为校园规划与基本建设处）汇总审核（同时提交电子版），采购业务归口管理部门审核归集后，于3月17日（星期一）下午下班前提交招标与采购中心。（特别说明：工程类项目由基建处根据前期项目申报情况进行归集填报，本次不再新增填报；同时根据工作职责安排，学校5万元以下的各类零星维修项目由后勤保障部负责实施，各部门向后勤保障部申报实施）

后勤保障部使用学校拨付行政经费外的经费执行的项目，需要执行政府采购的，由后勤保障部按照上述时间节点做好项目审核归集后直接报招标与采购中心招标科。

对于科研经费项目采购，按照《西南科技大学优化科研采购工作暂行规定》（西南科大发〔2023〕45号）执行，需要进行校内集中采购或政府采购的，在科研项目完成立项合同签订或科研经费到校后，按照上述流程完成《2025年采购项目执行基本信息表》的填报，采购工作各涉及部门将按照“随到随办”的工作机制，及时推进科研经费项目采购的实施。

招标与采购中心会同采购业务归口管理部门、后勤保障部、计划财务处编制年度采购计划，并经学校采购工作领导小组研究后予以公布（预计3月底），作为2025年执行采购项目的依据。政府采购、校内集中采购未按照要求纳入年度采购计划的，一律不执行采购。

二、科学编制采购需求

对于经批准纳入学校年度采购计划的项目，各部门认真组织开展市场调研，科学制定采购需求。

1.市场调研。各部门应加强市场情况调研，在确定采购需求之前，须通过咨询、论证、问卷调查等方式开展需求调查，面向市场开展需求调查时，货物类采购调研不少于3个品牌的产品供应商或者制造商，服务类和工程类采购调研不少于3个的服务或者工程的供应商，并应当具有代表性。通过调研了解相关产业发展、市场供给、同类采购项目历史成交信息，以及可能涉及的运行维护、升级更新、备品备件、耗材等后续采购等相关情况。

2.编制采购项目需求书。科学的采购需求是保证采购活动顺利进行的前提条件，是文件编制、项目评审、推荐成交（中标）供应商的重要依据。各部门应结合市场调研情况，做好采购需求论证工作，科学编制采购需求，填写采购项目需求书（采购需求书模版另行发布），最终形成采购项目需求书应充分反映采购的标的种类、技术标准、关键参数以及供应商资格条件、评分细则、商务条款等内容，要做到采购需求合法合规、配置数量明确准确、预算价格客观合理、实施风险考虑充分。采购业务归口管理部门应做好采购需求编制的管理与指导。

3.审核审查采购需求。采购业务归口管理部门应参照《政府采购需求管理办法》的要求，对需求部门提交的采购项目采购需求书及时组织审核，需修改的，应组织项目需求部门及时修改完善。对于审核通过的采购项目采购需求书，应及时完成流程提交，进入采购执行流程。涉及进口产品或单一来源采购的，需求部门需负责组织相关论证材料，并按要求报采购业务归口管理部门审核，涉及政府采购的，还应按照要求履行学校决策程序，并报省教育厅、省财政厅批准后执行采购程序。

三、及时推进采购执行流程

招标与采购中心将根据年度采购计划安排，在学校OA办公流程中统一发起线上审批流程（不再由需求部门自行发起）；需求部门、采购业务归口管理部门、招标与采购中心按照工作职责在采购审批流程完成内容填写、资料上传、审批审核等工作。

按照学校预算执行的要求，考虑到采购执行、供货或施工、验收、付款等流程所需时间，未在规定时间完成采购项目需求书提交与审核的项目，将停止执行采购程序，收回采购预算资金。

因特殊情况需要继续执行的，需提交书面说明材料，经经费管理部门（如有）、采购归口管理部门、计划财务处审批同意后，继续执行采购程序。

四、严把合同签订与履约验收关

1.采购实施环节完成后，各部门应严格按照政府采购相关法规要求规范签订采购合同，做到及时和成交（中标）供应商对接，在成交（中标）通知书发出之日起三十日内，按照采购文件及成交（中标）供应商响应文件确定的事项与成交（中标）供应商签订采购合同（合同签订时间为加盖学校采购合同专用章时间）。对于政府采购项目合同，应在合同完成签订的当天将合同原件一份，报送至招标与采购中心招标科，由招标与采购中心在2个工作日内完成合同的公示与备案工作。

2.项目实施完成后，应按照学校履约验收管理的要求，及时组建项目验收小组，开展项目验收工作，验收完成后形成验收报告。政府采购项目验收完成后，履约验收管理部门应将验收报告扫描件报招标与采购中心招标科，由招标与采购中心完成四川省政府采购网履约验收备案与公示工作。

3.项目验收合格后，各部门应及时完成固定资产入库工作，并按学校财务管理规定办理财务报销、资金支付工作。按照学校零基预算管理要求，年度内所有采购项目均应当在12月15日前完成履约验收、资金支付等手续。

确因采购项目特殊要求，需要结转资金到下一年度支付的，需提交书面申请材料（包含经费名称、经费编号，执行采购项目名称，项目预算金额，合同金额，预计履约验收及支付时间等内容），经部门及经费归口部门（如有）审批同意后，报计划财务处计划科作为资金结转依据。同时对于政府采购项目涉及跨年支付的，需要在下一年学校预算经上级部门批复后才能执行支付工作，最早支付时间预计在下一年3月份左右（需提前告知成交（中标）供应商）。

五、其他说明

对于需要在2025年3月前启动实施的项目，请各部门按照要求完成立项程序，于1月20日前提交《2025年采购项目执行基本信息表》至采购业务归口管理部门，经采购业务归口管理部门归集审核同意后报招标与采购中心，进入项目实施流程。

请各部门高度重视，积极配合，共同做好学校2025年招标与采购工作。如有需要，可及时与计财处（招采中心）、国资处、基建处联系。具体联系人员与方式如下：

国资处设备科：黎文娜  6089931

基建处综合科：任连军  6089184

计财处计划科：汪花明  6089139

招采中心招标科：魏晋  3588081

 附件1：2025年采购项目执行基本信息表（模版）.xlsx

计财处（招采中心） 国资处 基建处 后勤保障部
2025年1月15日